Tortuga es un sistema desarrollado bajo estandares de software libre y un conjunto de herramientas como: PHP, Codeigniter, Mysql, Jquery. Que sirve para automatizar los procesos de cualquier institución Publica incluyendo los servicios de : Control presupuestario, administrativo, ingresos, Bienes y Suministros, Contable y nomina. Aplicable para Alcaldias, Gobernaciones, entre otros
Es un sistema administrativo que fue diseñado en el año 2010 especialmente para el sector público de Venezuela por la compañía Dremanva, conformada por un grupo de profesionales merideños de diferentes disciplinas, comprometidos con el software libre desde sus inicios, que tiene su sede en la ciudad de Mérida. Desde el año 2012 el proyecto pasa a ser soportado principalmente por la empresa Datageek, c.a. localizada en la ciudad de El Vigia. El objetivo de este sistema, es proveer una herramienta eficaz, ágil, precisa y fácil de usar para que los servidores públicos a cargo de la administración de los recursos de la nación planifiquen, ejecuten y controlen los presupuestos anuales de sus respectivas dependencias. Para garantizar un buen desempeño,Tortuga ha sido diseñada haciendo uso de las últimas tecnologías disponibles en la comunidad libre, de la cual nuestro sistema se alimenta y hace vida. Los módulos de Tortuga contienen todas las funciones y procedimientos necesarios para cubrir todas las áreas y elementos que estructuran la gestión administrativa pública.
El sistema administrativo TORTUGA ha sido diseñado pensando en la comodidad del usuario y en la satisfacción de los exigentes requerimientos de la administración pública moderna. Entre sus características más importantes están: • Facilidad de uso, gracias a su interfaz web mejorada para crear una experiencia de usuario inigualable y muy agradable. • Filtros de búsqueda Avanzados. • Estandarización de los módulos, lo que permite un rápido aprendizaje. • Completamente adaptable a las variaciones en procesos para todas las instituciones públicas. • No requiere instalación, pues solo con tener acceso a la intranet se resuelve y de esta manera no ocacionaría algún atraso por problema de equipo. • Excelente control con los permisos de usuario, pues se puede configurar a cada uno, para que realice una opción en específico o varias. • Control de usuarios mediante Bitacora, permitiendo asi conocer las operaciones importantes que realiza cada uno • Emisión de reportes en formato PDF y XLS. • Acceso remoto a través de Internet e intranet. • Buena interoperabilidad entre los distintos módulos. • Software Libre, que permite todo tipo de cambios y adaptaciones sin necesidad de licencia paga. • Gran facilidad para modificarlo y adaptarlo a las nuevas necesidades de la institución, permitiendo la creacion de cualquier módulo en un tiempo record y de esta manera automatizar todos los procesos de la institución.
Tortuga, cuenta con todos los módulos necesarios para la administración pública venezolana, agrupados en las pestañas del menú principal y en sus respectivas opciones (sub menús): • Administración • Compras, Órdenes de Pago, Contabilidad, Suministros, Bienes, Misceláneos, Listados. • Presupuesto • Definición, Formulación, Ejecución, Modificaciones, Consultas, Listados. • Tesorería • Desembolsos, Bancos, Obligaciones Tributarias, Listados. • Recursos Humanos (RR.HH.) • Configuración, Personal, Contratos, Pago de Nómina. • Recaudación • Contribuyentes, Rubros.,Recibos.
El sistema TORTUGA esta desarrollado utilizando las siguientes herramientas. • Lenguaje de Programacion PHP • Servidor WEB Apache 2 • Manejador de Base de Datos Mysql • Html para la definición del Contenido • CSS para el diseño WEB • Javascript, como lenguaje script para interfaz • CodeIgniter, como framework PHP • Rapyd como controlador de interfaz • Jquery como librería Javascript
Pantalla Inicial: Para acceder solo es necesario abrir un navegador web y accesar a la dirección del servidor, luego se muestra la bienvenida al sistema y un formulario de inicio de sesión, donde cada operador del sistema tiene sus datos de usuario y contraseña, los cuales se utilizan para dar el acceso pertinente a cada usuario y evitar que realice operaciones que no le corresponden, de esta manera seseguridad al sistema.
Menú Principal: Luego de acceder al sistema se muestra el menú del sistema, el cual esta agrupado por módulos, además cuenta con un chat para que los usuarios del se puedan comunicar entre si, es pertinente recordar que cada usuario solo puede ver los módulos que sean necesarios
Recaudación: En el menú recaudación se encuentran distintos módulos, tanto de configuración, ejecución de procesos principales y emisión de reportes. Recaudación, tiene como fin cobrar todas las tasas e impuestos, pudiendo configurar cada uno de ellos por medio de conceptos que calculan montos automaticamente o se ingresa manualmente, partidas presupuestarias de ingresos, y módulos especializados para cada uno de los rubros que lo necesiten como lo son: los inmuebles, donde se registran los terrenos y viviendas junto a los atributos necesarios para el cálculo, vehículos donde se almacenan los automóviles.
Recibos: Es uno de los módulos mas importantes que tiene por objetivo recaudar el dinero, con excelentes ayudas como la carga de la deuda de los contribuyentes tanto de los bienes personales como de los bienes en conjunto para compañias y conseciones. Al momento de registrar clientes se ofrecen ayudas como la carga automática del nombre del contribuyente trayendolos de las páginas del SENIAT o CNE, para evitar errónea transcripción y agilizar la recaudación. Además permite imprimir distintos documentos, como recibos, solvencias, patentes adaptándolos a las necesidades de cada organismo. Para este módulo se hacen ajustes de impresión, con el objetivo de imprimir con mayor rápidez en las impresoras seleccionadas.
Administración: En este menú existen grandes grupos y opciones que son configuradas dependiendo de las necesidades de la organización, es válido apuntar, que no todos los módulos son utilizados por una misma organización ya que existen distintas maneras de hacer cada operación, entre los grandes grupos tenemos: Compras, en este punto se inician la mayoría de los procesos de gastos presupuestarios, donde se realizan los documentos y operaciones previos al compromiso. Orden de Pago, se muestran los distintos módulos para generar órdenes de pago y realizar el causado presupuestario, donde se ingresan datos de facturacion de ser necesario, y se realizan los cálculos pertinentes a las retenciones. Contabilidad, el módulo especializado para realizar la contabilidad fiscal permite generar los asientos contables a partir de todos los movimientos del sistema, o la creacion manual de los mismos, con el objetivo de elaborar el balance general, balance de comprobación, los mayores analíticos entre otros. Suministros, este es el encargado de llevar el inventario de suministros, se recuerda que estos son los implementos que se desgastan y que son necesarios para el funcionamiento de la organización como ejemplo, los materiales de oficina, de limpieza entre otros. El módulo permite llevar las entradas y salidas de almacenes asi, como los entregados a las distintas personas o departamentos. Bienes, este módulo es también de inventario, pero especializado para los bienes muebles e inmuebles de la hacienda pública, como lo son equipos de computación, vehículos, locales, entre otros.
Orden de Compra o Servicio: Este es uno de los modulos más del subgrupo compras, el cual permite elaborar las órdenes de compra o servicio, pudiendo ingresar todos los valores pertinentes a estos documentos e indicados por la ley de contrataciones públicas, asi como seleccionar el código presupuestario completo para cada item permitiendo llevar un control exacto de que artículo se compra por cada partida en específico. De esta manera también se realiza el compromiso presupuestario solo con presionar un botón.
Orden de Pago: Este es el módulo mas importante del subgrupo Orden de pago, permite generar órdenes de pago, pudiendo pagar total o parcialmente uno o muchos compromisos a un beneficiario, importando los datos de los compromisos creados anteriormente, además permite ingresar los datos de ninguna o muchas facturas calculando las respectivas retenciones de ley, asi como realiza el causado presupuestario con solo presionar un botón.
Contabilidad: este módulo, esta diseñado para crear los asientos contables manualmente o que estos sean generados automáticamente, para generar los asientos, es necesario configurar cada concepto dependiendo de las necesidades de organización, ejemplo, si se desea hacer un asiento contable detallado de los ingresos diarios, se puede crear un regla contable para generar ésta y evitar perder tiempo en transcripción.
Presupuesto: En este grupo, se encuentra todo lo necesario para controlar el presupuesto, desde la definición que es configuración base para todo; la formulación que permite crear el presupuesto y emite los reportes para el plan operativo anual, la ejecucion presupuestaria controlar el compromiso, causado y pagado presupuestario con una gran cantidad de reportes para el control de los mismos, las modificaciones de presupuesto como los créditos adicionales y traslados presupuestarios y monitorear todas las operaciones realizadas a nivel presupuestario.
Tesoreria: Este grupo se dedica al control de los bancos, incluyendo, depósitos, cheques, notas de crédito, notas de débito, emitiendo los reportes necesarios para la ejecución financiera.
Desembolso: es unos de los módulos mas importantes que permite cancelar una o muchas órdenes de pago con uno o muchos cheques y asegurandose que los montos sean exactos para el cuadre del libro mayor y los gastos presupuestarios, además, este módulo sin que el usuario presione ni una tecla realiza el pagador presupuestario tomando en cuenta las órdenes de pago. En la siguiente imagen se muestra el filtro de este módulo, el cual no se ha mostrado en las imágenes anteriores en el cual se pude visualizar la persiana de búsqueda y gran cantidad de filtros que existen en módulos; por ejemplo, en este módulo se nota que se pude buscar un desembolso, por beneficiario, ordén de pago, cheque, monto entre otros.
Recursos Humanos: Este grupo está dedicado para el control del personal, el control de nómina, y en especial esta completamente unido al control presupuestario para organismos públicos permitiendo crear un resumen presupuestario de la nómina para evitar errores presupuestarios y agilizar los procesos administrativos. La nómina, esta basada en contratos y conceptos lo cual permite configurarla como se desee, permitiendo crear conceptos cuyo monto es manual, o calculado. Luego, que el proceso de recursos humanos está culminado existe la opción de crear la nómina de manera automática y el sistema crear el resumen presupuestario, las deducciones de nómina y los aportes patronales.
Luego de hacer un recorrido por esta corta presentación, hemos reafirmado los conocimiento sobre el software libre, podemos notar la importancia que tiene la implementación de herramientas libres en Venezuela, además conocimos vagamente los alcances del sistema tortuga asi como lo útil que puede ser para un organismo público el mejoramiento de sus funciones administrativas, por medio del cual se pueden utilizar mucho mejor los recursos tanto de personal como inmobiliario y espacios fisicos. Es de gran importancia reconocer que debido a la plataforma en que esta realizado el sistema se puede extender a muchas otras áreas del organismo, e incluso a realizar operaciones novedosas a través de portales web, tales como: que los beneficiarios, puedan consultar el estado de su pago, realizar pagos de tributos en línea, mostrar informes en tiempo real de las inversiones de la institución, organizar citas en líneas o cualquier otra operación donde las limitanciones son las ideas, y el compromiso de los directivos de la misma. La pregunta obligante que se hace cualquier persona después de conocer los grandes atributos de este sistema es ¿Cúanto cuesta el sistema? es allí cuando parece que las libertades del sotware libre no quedaron totalmente claras, aunque a diario se llevan grandes discuciones en el mundo sobre el costo del sotware libre, el sistema tortuga es totalmente gratis, y se usa la palabra “gratis” por que es la manera de traducir en cuanto a costos la palabra “free”, aunque el eslogan mas utilizado en el medio es “libre como en libertad, no como cerveza gratis”. La respuesta que da DATAGEEK a la obligante pregunta es: el costo es de instalación y prestación de servicios el cual depende de los módulos a utilizar, los que hay que desarrollar, el personal que adiestrar, el tiempo que dedique el personal de la institución, el espacio físico e incluso, la selección de los datos a migrar, la eficiencia de los equipos de computación y redes, e incluso, si hay que lidiar con sistemas operativos privativos. Se propone una reunión para poder definir estas inquietudes.